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在日常工作中,不是自己部门的工作做好了整体工作就好了,很多工作是需要其它部门的配合与支持才可能完成的,这就需要部门与部门之间的沟通与协作,所以跨部门的沟通就尤为重要。沟通效率提升了,可以直接提升企业整体运营效率。今天就跨部门沟通跟大家分享一些心得。
对于部门主管来说,跨部门沟通确实是一件重要的工作,但也是一件令人头痛的麻烦事。尽管沟通中一再小心,不断联系不断确认,但还是会出现各种大大小小的问题让人疲于奔命。
那么,沟通不良的原因到底出在哪里?
最主要的原因是出自于部门之间没有建立共同认知。
由于部门不同,大家在认知上难免有差异。再加上沟通的信息不对等、不能及时反馈,就会导致结果和预期的不同。
比如:你希望市场部针对新产品量身订做特别的营销方案,想要借此吸引白领族。市场部虽然也认同这个想法,但“吸引白领”的标准是什么?怎样才算达成目标了呢?生产部可能认为消费比例达到一定程度,才算成功;但市场部可能认为媒体曝光率高、市场影响度高了就算成功。一个部门是看重销售量,另一个则是看重品牌价值,这就是认知不同。
所以,做好跨部门沟通的最关键的一点是:建立有共同语境的共同认知。
某项工作的主导部门主管在做跨部门沟通时,首先要提前对若干沟通对象部门以电话、邮件的形式,先让他们对工作事项有一个共同认识,包括工作的目标、完成的时间节点、工作中遇到的难点等等。在大家都完全知晓该项工作背景的基础上,各个相关部门主管会提前对此项工作进行思考,沟通前基本会有一些思路或者想法,这样在正式沟通前便营造了一个共同语境、共同认知的氛围,在此基础上开展的跨部门沟通,往往事半功倍、避免沟通中若干不必要的环节,大大提高了沟通的效率和效果。
关于如何做好跨部门沟通,在建立共同认知的基础上,还要注意几个方面:
一、做到不厌其烦
跨部门沟通的一个重要原则就是永远不要嫌麻烦。不要以为开完会就没事了,事后应该随时保持联系,主动了解其它部门的工作进度,掌握最新的情况。不要被动等对方告诉你问题发生了,而是要主动而持续地沟通,预防问题的发生。
另外,主管所表现出积极的沟通态度,还可以让其它部门感受到你对这件事情的重视,间接地带给他们压力,让他们清楚知道必须要尽力完成工作、达到目标。
最后,也不要忘了关照自己部门员工的状况,或许他们在与其它部门沟通时遇到了某些困难,你可以主动询问部门员工,是否需要你出面联系,解决问题。
二、跨部门沟通重在细节
比如:鼓励部门的员工与相关部门的员工建立朋友关系,告别以前没事不说话的现象。在有可能的情况下,邀请需要配合的部门主管来参加本部门的工作会议,一方面可以让他了解本部门的意图和需要获得的配合,而且还可以听取他的工作建议,以便在实施过程中可以更顺利地配合;而且其它部门主管可能也会吸取这个经验而请你“回访”;可以定期与其它部门搞一些联谊活动,跨部门沟通不应拘泥于某种模式,沟通的方式多种多样,沟通的目的是为了增进交流和默契的合作,达到共同事业的提升,可以通过各种正式沟通和非正式共同的方式实现。
三、放宽部门员工的视野
部门主管应该尽可能使自己的成员多了解团队之外的重要信息,帮助他们扩大视野。学习以整体的视野去思考问题,不要将眼光局限于自己的团队之内。这样,在与其他人合作时自然不会过于本位主义,能有效减少部门之间的冲突。
四、理顺部门内部沟通
有时候一些问题看似是跨部门的沟通不良,其实是自己团队内部沟通先出了问题。有时部门主管之间约定的事情,下属却完全不知情。或许你与其它部门的主管早已对于原本争执不休的问题,妥协出解决的方法。但是下属完全不知道有这么一回事,彼此还在为该如何解决问题而僵持不下、反复来回的沟通,徒然浪费许多时间。有时则是下属之间彼此协调好的事情,却没有事先告知主管就去做了。主管事后知道却大感不妥,推翻之前的决定,一切又得重新来过。所以,除了要建立部门之间的沟通机制之外,更要协调自己团队内部的沟通机制,确认你与下属之间的信息是完全顺畅的。
沟通过程中还应该注意一些细节
第一点,安排好不同部门间沟通的顺序非常重要,杂乱的沟通次序往往会让员工不知所措。
第二点,在沟通的时候还要保持沟通的一致性,以保证每个员工对企业的信任。员工更愿意相信结果,而不仅仅是说辞。因此如果主管要承诺,则需要以行动来证实。
第三点,在沟通过程中,双方的互相理解和换位思考非常重要,而不能仅仅是告知对方。
第四点,在沟通中,倾听比表达更重要,在了解了员工对此事的认识和需求后,再进行交流沟通。
第五点,主管不能隐瞒坏消息,正所谓要让员工清楚企业的情况。如果员工是从媒体上知道了企业的内幕,而且如果是不实的报道,这无疑会让员工产生更大的不安定感,将严重地打击对企业的信任感。
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作者/编辑:合易咨询(heyeehrm)